Tilakeskus laatii kohdekohtaisia kuntotiedotteita pääasiassa silloin, kun kyseessä on tilojen käyttäjien oireiluun liittyviä sisäilmaongelmia. Kuntotietoina kerrotaan sekä ajankohtaisten tutkimusten tuloksia että tietoa suunnitelluista ja toteutetuista korjauksista. Tällä hetkellä näiden tiedotteiden avulla tilojen käyttäjät ja heidän edustajansa saavat tarkistettua tietoa samanaikaisesti. Tiedotteet on suunnattu ensisijaisesti kohteiden esimiehille, joiden tehtävänä on jakaa ne edelleen kohteessa ja esim. kouluissa ja päiväkodeissa oppilaiden ja lasten huoltajille. Kouluissa tieto jaetaan sähköisesti Wilma-järjestelmän kautta. Tämän lisäksi toimialan viestintä lähettää tiedotteen sähköpostilla opetuslautakunnan, teknisen lautakunnan ja ympäristölautakunnan jäsenille sekä useille kaupungin viranhaltijoille ja toimihenkilöille. Myös medialle lähetetään kyseessä olevia tiedotteita silloin, kun asioiden käsittelyä on seurattu julkisesti esim. lehdissä. Kiinteistöjen kuntotiedot on käsitteenä hyvin laaja ja siten tällaisen tiedon toimittaminen määrämuodossa on haasteellista. Tietoa on kiinteistönpidon järjestelmissä ja käyttöoikeuksin suojatuilla palvelimilla. Kiinteistöjen tekniset ominaisuudet määritellään huoltokirjaan, jonne kertyy myös tiedot huoltotoimista, käytön aikana ilmenneistä vioista sekä niiden korjauksista. Kuntotietoa kertyy myös mm. erilaisissa katselmuksissa ja kuntotarkastuksissa, joista laaditaan katselmuspöytäkirjoja sekä kuntoarvio- ja kuntotutkimusraportteja. Nämä asiakirjat kertovat sen hetkisen korjaustarpeen, mutta eivät anna oikeaa kuvaa kohteen kunnosta korjaustoimenpiteiden jälkeen. Korjaustietoa kertyy mm. vuosikorjaus- ja peruskorjausohjelmiin ja yksityiskohtaisemmat tiedot suunnitelmiin ja korjaustyön aikaisiin asiakirjoihin. Lähtökohtaisesti kaikki tieto on ainoastaan kiinteistönpidon organisaation ulottuvilla ja tarkoitettu ammattilaisten käyttöön; huoltokirja ja erikseen tilatut kuntoraportit ylläpidon suunnittelun lähtötietona ja vastaavasti suunnitelmat toimenpiteiden suorittajia varten. Tähän saakka lähinnä tietojärjestelmien tietoturva ja tietohallinnon ohjeistus on estänyt ulkopuolisilta pääsyn näihin tietoihin. Kun tiedon kohderyhmä on laaja ja tavoitteena tavoittaa kaikki kuntalaiset tasapuolisesti, saattaisi kaupungin internet-sivut olla tehokkain ratkaisu. Sivustot on uudistettu syksyllä ja viestinnän kanssa on jo sovittu kehittämistoimenpiteistä tiedon lisäämiseksi ja päivittämiseksi. Tässä vaiheessa ei kuitenkaan ole mahdollista tai järkevää siirtää ja ylläpitää kiinteistöihin liittyviä yksittäisiä asiakirjoja netissä. Todettakoon, että kohdekohtaisen selvitysten ja raporttien tallentaminen ja ajan tasalla pitäminen edes luottamushenkilöiden saataville extranettiin on osoittautunut työlääksi. Kuten edellä on jo todettu, eivät nämä helpoiten julkiseksi saatettavat asiakirjat anna todellista kuvaa kiinteistöjen tilasta. Käytäntö on myös osoittanut, että asiakirjoissa olevaa tietoa tulkitaan väärin. Tässä vaiheessa kiinteistöjen kunnosta tai lähinnä poikkeamista normaalitilanteeseen verrattuna informoidaan kohdekohtaisilla tiedotteilla asianosaisia. Mikäli nämä asiat kiinnostavat joitakin tämän kohderyhmän ulkopuolella, pyritään tilakeskuksesta vastaamaan näihin tietopyyntöihin erikseen. Jotta vastaaminen olisi mahdollista ja palvelisi kysyjän tarpeita, tulisi tarvittava tieto yksilöidä riittävän tarkasti kohdetasolla. Joitakin kiinteistöjen kuntotietoja voidaan tulevaisuudessa jakaa uuden kiinteistönhallintajärjestelmän avulla myös kuntalaisille. Tällaisen ns. avoimen tiedon hallinta on tarkoitus toteutua järjestelmässä vuoden 2017 loppuun mennessä. 

---

Kaupunginhallitus 11.1.2016 § 21 

Maankäytön, rakentamisen ja ympäristön toimialan apulaiskaupunginjohtaja vs.:n esitys: 

Päätetään 

a) antaa Sirpa Kauppiselle ja muille aloitteen allekirjoittaneelle valtuutetulle tilakeskuksen esityksen mukainen kaupunginhallituksen vastaus, ja 

b) esittää kaupunginvaltuustolle merkittäväksi kaupunginhallituksen vastaus tiedoksi. 

Päätös: Hyväksyttiin esitys. 

______ 

Kaupunginvaltuusto 25.1.2016 § 13 

Kaupunginhallituksen esitys: 

Päätetään merkitä kaupunginhallituksen vastaus tiedoksi. 

Päätös: Hyväksyttiin esitys. 

Muutoksenhakuohje: 4.1 valituskielto Lisätiedot: tilakeskusjohtaja Pekka Wallenius, 040 7492592, etunimi.sukunimi[at]vantaa.f